Tổ chức sự kiện

Ý nghĩa tổ chức sự kiện lễ khai trương

Từ trước tới nay, tổ chức lễ khai trương được coi là một sự kiện trong đại, một sự kiện lớn đối với những doanh nghiêp, công ty, cửa hàng, nhà máy .

Tổ chức sự kiện khai trương không đơn thuần chỉ là việc tổ chức một buổi lễ ra mắt, mà đây còn là dịp quảng bá sản phẩm, dịch vụ của mình tới nhiều người. Vì vậy sự ấn tượng, độc đáo là điều mà khách hàng luôn quan tâm, chú ý.

Tổ chức sự kiện lễ khai trương

Tổ chức sự kiện lễ khai trương chính là hoạt động chúc mừng cho sự khởi đầu cho một công việc sẽ suôn sẻ và thành công. Hằng năm, với nhiều đơn vị doanh nghiệp mở ra đồng nghĩa với hàng trăm các đơn vị sự kiện đang đón chờ sự hợp tác. Tổ chức lễ khai trương trước đây không có nhiều điểm đặc biệt nhưng ngày nay việc tổ chức lễ khai trương dường như trở nên có tính chất quy mô và chuyên nghiệp hơn rất nhiều .

Tổ chức sự kiện lễ khai trương ở mỗi đơn vị doanh nghiệp có thể sẽ mang những tính chất và yêu cầu khác nhau, tất nhiên về những yếu tố cơ bản cần có trong một chương trình khai trương vẫn được giữ lại và có thể thêm một chút những ý tưởng mới mẻ trong hình thức tổ chức sự kiện khai trương. Khi làm tổ chức sự kiện khai trương, những người làm chương trình cần phải nẵm rõ những yếu tố cần thiết mà tổ chức lễ khai trương cần có và cần làm nhằm để phù hợp với truyền thống, và sự hài lòng của khách hàng

Đó là điều cần thiết mà người làm sự kiện cần phải nắm rõ trước khi triển khai chương trình. Chính vì tổ chức lễ khai trương là một sự kiện vô cùng quan trọng vừa mang tính trang nghiêm vừa mang tính vui vẻ , tất nhiên tùy vô chương trình đó có nội dung là gì mà chúng ta sẽ đưa ra nhiều sự lựa chọn cho khách chọn và thực hiện. Hiển nhiên , trong quá trình thực hiện kế hoạch sẽ có những vẫn đề xảy ra như thay đổi kịch bản chương trình nhiều lần, cho nên người làm sự kiện cần phải chuẩn bị và thảo luận kĩ lưỡng để bảo bảo sự chắc chắn trong quá trình tổ chức mà không bị hủy bỏ và kéo dài thời gian chương trình vô ích .

Trong tất cả những hoạt động sự kiện thì tổ chức lễ khai trương là một hoạt động phổ biến nhất và là chương trình cần sự đầu tư kĩ càng khi thực hiện . Chính vì sự phổ biến mà khách hàng sẽ luôn có rất nhiều sự lựa chọn về kế hoạch thực hiện chương trình dẫn đến sự cạnh tranh giữa các công ty sự kiện khác nhau. Công ty tổ chức sự kiện Vietlinks suốt nhiều năm qua đã có rất nhiều kinh nghiệm trong công việc tổ chức lễ khai trương khác nhau với những chương trình có quy mô lớn và nhỏ khác nhau .

Tổ chức sự kiện khai trương không chỉ hứa hẹn một tương lại vững chắc mà còn khẳng định đẳng cấp và vị thế của doanh nghiệp với khách hàng và đối tác.

Tìm kiếm ý tưởng tổ chức sự kiện khai trương

Làm sao để tìm kiếm ý tưởng mới lạ, độc đáo nhưng lại ý nghĩa cho các sự kiện khai trương. Dưới đây là những phương pháp tìm kiếm ý tưởng tổ chức sự kiện khai trương hay, bạn hãy tham khảo nhé.

1/ Chú ý quan sát

Người làm event luôn phải biết quan sát mọi sự vật xung quanh mình. Hàng ngày luôn có những công nghệ mới được ứng dụng hoặc những hình thức được sử dụng trong sự kiện mà bạn chưa biết, vì vậy, rèn luyện thói quen chú ý quan sát sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều. Chẳng hạn bạn được tham gia buổi tiệc mà ở đó, người ta khéo léo che đậy không gian chật hẹp kém sang trọng bằng cách sử dụng vải lụa sáng màu kết hợp với đèn và một số phụ kiện khác, nếu chịu khó để ý quan sát, lần sau bạn có thể cải thiện không gian sự kiện của mình bằng cách tương tự.

Tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp 

2/ Đi thực tế

Chăm chỉ tham gia các sự kiện cũng là một trong những cách thu thập ý tưởng tốt nhất. Việc đi thực tế và chụp hình, ghi chú lại rất có ích cho công việc của bạn. Ngoài ra, tham gia nhiều sự kiện cho bạn cơ hội gặp gỡ những người trong nghề mà đôi khi những mối quan hệ này giúp ích rất nhiều cho bạn. Bên cạnh đó, cơ hội tìm được khách hàng hay là các nhà cung cấp cũng dễ dàng hơn khi bạn trao đổi trực tiếp, thể hiện được sự am hiểu của mình hơn là bạn ngồi một chỗ và tìm kiếm khách hàng qua mạng hay qua điện thoại.

Những kiến thức từ thực tế cũng giúp bạn có cái nhìn sát thực hơn, hiểu sâu sắc hơn về nghề của mình.

3/ Tìm hiểu tường tận

Khi đã tự tạo cho mình các cơ hội đi thực tế và chú ý quan sát như đã nói ở trên, hãy hỏi ngay khi bạn thắc mắc về bất cứ chi tiết nào trong sự kiện. Không phải lúc nào bạn cũng may mắn được tham gia nhựng sự kiện có những ứng dụng mới mẻ, nên hỏi thật kỹ thông tin như giá cả, điều kiện sử dụng, không gian phù hợp để áp dụng. Vì cho đến lúc bạn cần thì những thông tin có sẵn này đỡ khiến bạn mất thời gian rất nhiều, hơn nữa, bạn giới thiệu nó đến với khách hàng một cách mạch lạc là điều thuyết phục họ tin tưởng vào bạn rất nhiều.

4/ Thử ngay khi có cơ hội

Tất nhiên sau tất cả những tham khảo, trải nghiệm từ những sự kiện khác, bạn sẽ có lúc sử dụng những điều mới mẻ trong sự kiện của chính mình. Hãy tự tin với kiến thức mà mình đã tìm hiểu cùng với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp, bạn sẽ mang đến cho khách hàng những chi tiết thú vị, đặc sắc trong chương trình. Có thể thử sức bằng những chi tiết nhỏ, phổ biến và dễ sử dụng như một chiếc cổng chào bằng bóng bay được kết tỉ mỉ và nghệ thuật giúp làm đầy không gian hơi rộng, hoặc một vài minigame dễ chơi nhưng có thể sử dụng với nhiều mục đích khác nhau. Với những chi tiết lớn hơn như theme xuyên suốt của chương trình thì phải xem xét sự phù hợp và nhất thiết phải có sự cải tiến theo nội dung của sự kiện.

5/ Biến tấu phù hợp

Điều này rất quan trọng và có thể quyết định sự thành bại của cả một sự kiện. Bạn không thể bê 100% ý tưởng cũng như cách thực hiện của người khác vào sự kiện của mình. Ví dụ concept cho chương trình Hội nghị khách hàng của một công ty chứng khoán không thể áp dụng đối với Lễ ra mắt sản phẩm của một công ty sản xuất hàng gia dụng. Việc copy quá dập khuôn ý tưởng của người khác đôi khi trở thành điều lố bịch mà khách hàng sẽ tự hỏi "không biết cô ta/anh ta đang nghĩ gì?". Bạn phải nắm rõ và hiểu sâu sắc về khách hàng của mình cũng như biết chắc chắn về những ý tưởng mình sử dụng là phù hợp với sản phẩm/ dịch vụ của họ. Để làm được điều này, tâm huyết dành cho khách hàng và sự kiện là yếu tố hàng đầu, tiếp theo là sự nhanh nhạy, sáng tạo trong việc biến những thứ học được thành những thứ của mình.

Sau khi đã thực hiện những điều trên, hẳn là các eventer cũng phần nào giải quyết được một số vấn đề về thiếu ý tưởng cho các sự kiện rồi.

>> Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện

Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện

Nghệ thuật và khoa học quản lý một sự kiện đã trở thành một môn học chuyên ngành và đòi hỏi kỹ năng đa diện. Sau đây là 5 điều mà bạn cần lưu ý trong khi tổ chức sự kiện

1/  Kiến thức là sức mạnh

Để thực hiện một sự kiện thành công, sự hiểu biết và kiến ​​thức là rất quan trọng. Không có hai sự kiện đều giống nhau và hiểu biết sự khác nhau của các sắc thái là những gì cần thiết cho một sự kiện cụ thể là rất quan trọng. Các sự kiện như các cuộc họp của công ty có nhu cầu riêng của họ. Các sự kiện giải trí như các buổi hòa nhạc đòi hỏi kiến ​​thức về các nguồn lực hỗ trợ được đưa ra. Trước khi thực sự bắt đầu với việc quản lý một sự kiện, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu chính xác những gì cần phải được thực hiện. Nói chuyện với những người đã tham gia vào các sự kiện như vậy trước khi nói chuyện với những người khác, những người quản lý sự kiện như vậy trước, giữ cho mình cập nhật liên tục với các động thái phát triển của mỗi loại sự kiện.

Tổ chức sự kiện

2/  Thiết lập các giai đoạn

Điều gì là hoàn hảo cho một vài người có thể bật ra được một kinh nghiệm. Điều rất quan trọng là phải biết số lượng người dự kiến ​​sẽ tham dự sự kiện trước. Hãy chắc chắn rằng khách hàng đã đưa ra yêu cầu của mình cho bạn một cách rõ ràng. Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sẽ phụ thuộc vào yếu tố này. Quyết định lựa chọn một địa điểm được thực hiện cùng với khách hàng. Sau khi địa điểm được lựa chọn là điều cần thiết nên có được bản đồ, trinh sát các vị trí, và ghi chép.

3/ Chuẩn bị ngày hôm nay, thực hiện vào ngày mai

Một khi bạn hiểu rõ tất cả những gì cần phải làm, đó là thời gian cho giai đoạn lập kế hoạch. Giao trách nhiệm cho các diễn viên khác nhau trong nhóm bạn. Theo dõi tiến độ của mỗi hành động theo kế hoạch như vậy để hoàn thành. Trước khi một sự kiện lớn, bạn nên tiến hành tổng duyệt trước khi chính thức. Điều này sẽ ngăn chặn bất ngờ khó chịu.

4/  Thời gian chuẩn bị

Khi lập kế hoạch một sự kiện, làm việc ra một khoảng thời gian hợp lý. Không nên có sự vội vã, phải đặt mình vào vị trí khán giả để có thể tạo ra một sự kiện hoàn hảo. Chương trình nghị sự cũng cần được cân bằng, dự phòng đủ thời gian xây dựng .

5/ Cẩn thận không bao giờ thừa

Bố trí các thiết bị kỹ thuật phù hợp và kỹ thuật viên lành nghề là quan trọng hàng đầu. Không gì có thể xấu hổ hơn việc một phần của thiết bị bị hỏng hóc ở giữa của chương trình. Hãy chú ý đến chi tiết – ví dụ như khi hai máy chiếu đồng thời trên hai đầu của sân khấu, nó phải được đồng bộ và có sự cân bằng cùng một màu sắc. Có các kỹ thuật viên kiểm tra và kiểm tra lại các thiết bị trước khi chương trình bắt đầu

6/ An toàn là vô cùng quan trọng

Trong khi điều quan trọng là để vui chơi, an toàn là một yếu tố rất quan trọng. Đảm bảo rằng lối thoát hiểm khẩn cấp đã được đánh dấu và rằng bạn có đủ nhân sự được đào tạo để xử lý tình huống trong mọi trường hợp . Có đội cứu hỏa sẵn sàng trong mọi trường hợp của các sự kiện lớn.

7/ Không có từ “Tôi” trong làm việc theo nhóm

Một sự kiện liên quan đến nhiều người. Trong một số các sự kiện quy mô lớn , ví dụ, trong một buổi biểu diễn âm nhạc – nhạc sĩ, kỹ thuật viên âm thanh, kỹ thuật ánh sáng, kỹ thuật sân khấu, nhà tài trợ, những người nổi tiếng và tất nhiên khán giả nói chung. Mỗi bộ phận có một công việc và trách nhiệm riêng. Giao tiếp là chìa khóa kết nối các phần. Các cuộc họp giao ban thường xuyên, và luyện tập là cần thiết cho tất cả mọi người hiểu trách nhiệm của mình là gì và họ phải phối hợp với nhau như thế nào.

Trong sự kiện này có thể giao tiếp hiệu quả và cơ chế phối hợp như tai nghe không dây, hoặc điện thoại di động. Làm việc theo nhóm, hầu hết tất cả, quan trọng là phải từ bỏ cái tôi. Đừng cố gắng đổ lỗi cho những người khác nếu có lỗi – thay vào đó toàn bộ đội nên làm việc trong phối hợp chặt chẽ và chịu trách nhiệm cho sai lầm được thực hiện bởi một cá nhân.

Tham khảo thông tin công ty tổ chức sự kiện nhanh chóng, uy tín ở đâu?

Tham khảo thông tin công ty tổ chức sự kiện nhanh chóng, uy tín tại MuaBanNhanh.com. Hãy xem ngay: Công ty tổ chức sự kiện

>> Xem thêm:

Ý tưởng tổ chức sự kiện Sampling

Ý tưởng tổ chức sự kiện Roadshow

Ý tưởng tổ chức sự kiện Team Building Đăng bởi Mãnh Nhi Tags: Chuyên tổ chức sự kiện‎, công ty tổ chức sự kiện, công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, dịch vụ tổ chức sự kiện, nghề tổ chức sự kiện, Sự kiện, Tổ chức Event, Tổ chức Event chuyên nghiệp, tổ chức sự kiện, Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tổ chức sự kiện kh