Chuẩn bị bên ngoài khu tổ chức sự kiện

Chuẩn bị bên ngoài khu tổ chức sự kiện là hoạt động không thể thiếu để góp phần cho sự kiện được diễn ra tốt đẹp, đầu có xuôi thì đuôi mới lọt.

Chuẩn bị bên ngoài khu tổ chức sự kiện cần những gì ?

Nhân viên bảo vệ : nên có những nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp, nếu không có sẵn hãy nhờ cảnh sát làm công tác bảo vệ cho sự kiện. Tình nguyện viên không bảo đảm được công việc này. Các nhân viên bảo vệ phải được đào tạo chuyên nghiệp để giải quyết những tình huống khó khăn, khẩn cấp.

Trang phục cho bảo vệ phụ thuộc vào từng loại sự kiện. Nếu sự kiện không có nghi thức, bạn có thể muốn họ mặc áo cộc tay hoặc sơ mi vào buổi tối. Nhưng với sự kiện lớn và trang trọng, nghi thức, người bảo vệ phải mặc đồng phục truyền thống.

Hệ thống chỉ dẫn trợ giúp : trợ giúp định hướng bao gồm sơ đồ tổng thể nơi diễn ra sự kiện như Phòng họp, nơi chiêu đãi tiệc, phòng vệ sinh…Các ký hiệu chỉ dẫn đường lối đi lại, khu vực hạn chế, khu vực cấm nhằm giúp khách tham dự tự giác thực hiện, đưa hoạt động sự kiện vào nề nếp ngay từ đầu.

Các hoạt động quảng bá : Khi khách tới, để tăng thêm ấn tượng tạo sự khác biệt, tạo không khí sôi động cho sự kiện, Nhà tổ chức thường bố trí các hoạt động quảng bá ( sử dụng thử miễn phí, voucher, phiếu giảm giá, ưu đãi...), và nên nhớ nó phải phù hợp với sự kiện.

Khi khách đến nơi, trước tiên họ được trao những giá trị văn hóa bản sắc của địa phương. Tuy nhiên, việc tiếp đón này không chỉ ở địa điểm tổ chức sự kiện mà còn phải chú ý ngay từ khi khách mới đặt chân tới địa phương nơi sự kiện được diễn ra như sân bay, nhà ga…

Lối vào, ra dành cho người khuyết tật : Hãy xem những lối vào cửa chính xe lăn có thể tới được không? Nếu có phải dành một lối để xe lăn thuận tiện đi lại. Tiếp đến là phòng công cộng và các khu dịch vụ nào xe lăn có thể tới được.

Cần kiểm tra kỹ các vị trí đó. Cần làm việc với khách sạn để bố trí cho khách ngồi xe lăn. Phải kiểm tra kích thước chiều rộng cửa phòng khách sạn có cho phép xe lăn đi qua hay không? Ngoài ra cần có phòng cho nhân viên trợ giúp khách khuyết tật khi họ yêu cầu.

Những yêu cầu về hệ thống điện : Hãy xác định trước nhu cầu về sử dụng điện của sự kiện. Hãy tính toán trước những thiết bị gì cần phải sử dụng điện và ổ cắm được bố trí ở vị trí cụ thể nào nơi đến? Tại địa điểm tổ chức có thợ điện chưa và có cần thuê một thợ điện không? Cần chú ý điện áp ở nơi tổ chức sử dụng và các ổ cắm tương thích như thế nào?...

Nhà tổ chức sự kiện cần có chương trình cụ thể, chi tiết kết hợp các hoạt động ở từng vị trí khác nhau tạo thành một hệ thống hỗ trợ nhau sẽ tạo nên bầu không khí sôi nổi hào hứng theo yêu cầu sự kiện đặt ra.