Cách viết proposal cho chương trình Activation

Brand Activation (kích hoạt thương hiệu) là một trong những hoạt động below the line phổ biến bên cạnh các hoạt động khác như PR, Event... Để tổ chức một chương trình activation hiệu quả, việc chuẩn bị một proposal có tính logic, khả thi là điều cần thiết.

Tôi xin giới thiệu một số nội dung cốt lõi trong một proposal hoạt động activation. Thông thường, viết một proposal cho hoạt động activation gồm có 3 phần và ta triển khai những ý sau:

Phần I : Tổng quan (Overview)

1. Mục đích của chương trình (Objectives): Dựa trên những mục tiêu marketing của tổ chức đưa ra, đối với agency thường thì phần này khách hàng của chúng ta cung cấp luôn, vì nó nằm trong kế hoạch marketing của họ)

2. Mong muốn ngầm của khách hàng (Consumer Insight): Ta phải nghiên cứu một số thông tin và insight của khách hàng mục tiêu để biết họ nghĩ gì và muốn gì, từ đó mới đưa ra được những hình thức để tiếp cận họ. Phần này rất quan trọng, nó giúp bạn có được những bước đi chính xác và thuyết phục hơn để viết proposal.

3. Khách hàng mục tiêu (Target Consumers): Là đối tượng mà chương trình của bạn sẽ đánh vào. Cần  phải phân tích được họ thích gì, quan tâm đến điều gì, thường tập trung ở đâu, thói quen đặc trưng…  để chọn lựa được địa điểm thực hiện và cách thức tiếp cận họ một cách phù hợp nhất.

4. Thời gian và địa điểm (Time & Location): Thời gian thực hiện chương trình và những địa điểm thực hiện.

Phần II: Thực thi (Execution)

Trên proposal, phần này ghi thông tin chi tiết và những ý tưởng của bạn sẽ được triển khai.

1. Concept: Bạn phải đưa ra một concept chung cho chương trình dựa trên consumers insight cho chính xác và phù hợp với nhãn hàng. Cái này rất quan trọng, hầu như là xương sống của một proposal, vì tất cả những hoạt động ta thực hiện đều dựa trên nó.

2. Phát triển concept (Concept Development): Ta phân tích concept của mình. Dựa trên concept này các bạn sẽ cho ra những hoạt động liên quan đến concept và xoay xung quanh concept.

3. Cơ cấu thực hiện (Mechanism): Cách thức thực hiện chương trình. Ta đưa ra những hình thức thực hiện của chương trình một cách sơ lược để khi khách hàng nhìn vào đó sẽ dễ dàng hình dung được cái khung của chương trình.

4. Chi tiết (Detail Mechanism): Ghi rõ chi tiết của chương trình gồm những gì. Ví dụ: Cách thực thực hiện như thế nào; có những trò chơi gì, triển khai trò chơi như thế nào; những hoạt động tương tác với nhãn hàng; cách thức thực hiện công việc của nhân sự trong chương trình (Promoters, MC, Supervisor) ...

Phần III: Kế hoạch (Plan)

1. Kế hoạch tổng thể (Master Plan): Phần này các bạn lập một kế hoạch bao gồm những thông tin chi tiết của việc thực hiện: số lượng tờ rơi, quà, địa điểm, ngày làm việc, nhân sự... Tất cả cần phải rõ ràng và thuyết phục.

2. Nhân sự thực hiện (Human Power): Phần này ta lập sơ đồ nhân sự trong chương trình và cả nhiệm vụ chi tiết của từng người  trong chương trình tổ chức sự kiện.

3. Lịch trình (Timeline): Ta làm rõ những hạng mục và thời gian thực hiện từ khi viết và gửi proposal cho tới khi làm báo cáo kết thúc chương trình. Phần này tuy nhỏ nhưng cũng không kém phần quan trọng vì nó xác định  ra thời gian chạy chương trình. Nếu bạn tính toán không kỹ thì có thể ảnh hưởng tới tiến trình thực hiện chương trình.