Cách bố trí, vật dụng chuẩn bị khi tổ chức sự kiện hội thảo, họp báo
Cách bố trí, vật dụng chuẩn bị khi tổ chức sự kiện hội thảo, họp báo, 190, ToChucSuKienVip.com, Bích Vân, tổ chức sự kiện, 22/04/2015 10:36:20
Đối với một buổi to chuc su kien hội thảo, họp báo luôn được tổ chức theo một quy trình chặt chẽ. Và nhà tổ chức cần nắm chắc các yêu cầu về âm thanh, ánh sáng cách bố trí vật dụng theo từng vị trí cụ thể, từ đó mà bố trí cho phù hợp.
Cách bố trí, vật dụng chuẩn bị khi tổ chức sự kiện họp báo theo các công đoạn sau đây:
Trước hết, các vật dụng phải được chuẩn bị và hoàn tất từ 1 đến 2 ngày trước khi sự kiện hội thảo ,họp báo được diễn ra.
Người tổ chức sự kiện không chỉ lên chi tiết chương trình, bố trí bàn ghế, nhà bạt và các vật dụng khác để phục vụ chương trình.
Ngoài ra, việc chuẩn bị âm thanh ánh sáng cũng rất quan trọng. Cần bố trí thích hợp cho công ty phụ trách âm thanh. Họ có những thiết bị chuyên dụng như máy nhắc từ xa, các camera quay hình trực tiếp. Vị trí của họ có thể ở ngoài phòng họp, một số hoạt động của họ ở vị trí phía trên hay phía trước sân khấu.
Thời gian cho chuẩn bị âm thanh, thời gian cho tháo dỡ là một vấn đề cần được tính đến. Nếu làm việc với hai nhà cung cấp khác nhau về sân khấu và âm thanh, Nhà tổ chức hãy chú ý tới thời gian làm việc của hai nhà cung cấp để tránh xảy ra bất kỳ mâu thuẫn hay cản trở nào. Công ty thiết kế sân khấu sẽ chịu trách nhiệm sắp xếp thời gian cho mọi việc liên quan đến sân khấu như âm thanh, ánh sáng và trang trí sân khấu.
Hãy chuẫn bị sẵn sàng trước khi nhân viên âm thanh đến, chẳng hạn các dàn đèn treo có cần tháo ra không, các ống thông khí đã sẵn sàng để sử dụng chưa? Cần phải chuẩn bị những gì nữa để thời gian làm việc chuyên môn kỹ thuật của âm thanh cao nhất. Nhà tổ chức phải đến hiện trường để chuẩn bị mọi thứ trước khi họ tới làm việc.
Có những yêu cầu gì riêng biệt cùng những thiết bị chuyên dụng đặc thù cho việc lắp dựng và tháo dỡ các thiết bị âm thanh không? Cần phải quan tâm đầy đủ để có sự chuản bị chu đáo, không để ảnh hưởng tới thời gian chuẩn bị chung cho sự kiện.
Ánh sáng: Cùng với âm thanh, ánh sáng trở nên rất quan trọng đối với sự kiện. Nó là công cụ tích cực và tác động có hiệu quả vào môi trường, tạo nên tâm lý môi trường cần thiết phù hợp với các hoạt động sự kiện khác nhau. Việc thiết kế ánh sáng và bố trí hệ thống ánh sáng trong ngoài phòng họp vừa phải ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại vừa mang tính nghệ thuật.
Các Nhà tổ chức cần lưu ý là yêu cầu nhà cung cấp phải có thiết kế chi tiết và thiết bị cụ thể. Những cán bộ, nhân viên phụ trách theo dõi công việc chuẩn bị này phải thường xuyên kiểm tra tiến độ.
Cách bố trí, vật dụng chuẩn bị khi tổ chức sự kiện hội thảo, họp báo, 190, ToChucSuKienVip.com, Bích Vân, tổ chức sự kiện, 22/04/2015 10:36:20
